Pachter's Pointers:
Business Etiquette Tips & Career Suggestions


Need to prepare a presentation quickly? Follow these 7 guidelines

I was just given an assignment to present at a community meeting, but I have very little time to prepare. What should I do?
This question was asked by one of my students, and it brings up a communication dilemma – how do you put together a presentation when you don’t have a lot of time to prepare?  This task can baffle the best of us. But there’s no need to panic. Here are some suggestions to put together a presentation quickly:   

1. Think about your audience. Who are they? How much do they already know about your topic? What more do they want to know? If you address the needs and concerns of the people in your audience, they are more likely to listen to you.  

2. Define your objective and the key points quickly. You don’t have time to waste. People often spend too much of what little time they have agonizing over these items. Make a decision and get started.  You can now focus on what you want to convey to the audience. (Additional information on structuring your presentation can be found in my new book, The Communication Clinic: 99 Proven Cures for the Most Common Business Mistakes.) 

3. Consider whether you have any stories to support your key points. Stories bring your presentation to life. Keep them succinct and to the point. Your audience will remember the story, and as a result, they’ll also remember the message in your presentation.

4. Practice out loud. Have at least one practice. You want to hear how the presentation sounds.  

5. Pay attention to your delivery. You want to appear confident and credible – even if you are uncomfortable. Use good posture, and look at people in the audience. Don’t sway. Avoid nervous fiddling, such as playing with a pen or rubber band. Dress slightly better than your audience, and speak loudly enough to be heard. 

6. Don’t discount yourself. Avoid comments that belittle you or your talk. These include such statements as, “I hope I don’t bore you; I didn’t have a lot of time to put this together…” or “I know you didn’t come here just to hear me.”  

7. Anticipate the questions. Once the presentation is together, spend just a couple of minutes thinking about the questions that you may be asked. Decide how you will respond to them. If you do, you are less likely to be caught off guard.

There is a lot more you can – and should – do to prepare for a presentation, but these quick tips will help you prepare an effective presentation when time is short.

Pachter & Associates provides seminars and coaching on communication, business writing, presentation skills, professional presence, and etiquette. For additional information, please contact Joyce Hoff at or 856.751.6141. (


  1. Thank you for this highly useful resource. I have a presentation to give, and the jitters were starting to set in. With your guide, I now feel a bit more confident.

  2. Appreciate the amazing blog! The service royal essays review can assist you to solve all problem that which you have by using it. Just visit it making the transaction. You do not be disappointed! They can write everything.

  3. I've been searching for something similar to mtss is a really lengthy time, thanks! Simply click the link and you'll see what i'm saying. It's really a storehouse of fine wedding ideas. Take a look to create the wedding a memorable one. It can help to have an inspiration and make something totally new! I'm telling concerning the resource to everybody. Just try!

  4. These articles have got absolute sense devoid of confusing the readers.
    see more here

  5. Your blogs are easily accessible and quite enlightening so keep doing the amazing work guys.
    Company registration consulting firm

  6. نعمل في صيانة يونيون اير
    عيل راحة العملاء بشتي السبل الممكنة في توفير خدمة صيانة شاملة فعالة و فائقة الدقة تساعد علي التغلب علي اي مشكلة تظهر في اي نوع من الاجهزة الكهربائية المنزلية و هذا لان توكيل يونيون اير حريص علي الاستعانة باكفأ كادر متخصص و مدرب من العمالة الفنية و كل هذا لراحتك تواصل معنا عبر رقم صيانة يونيون اير
    لتجد التميز

  7. الصيانة الفعالة الفورية التي يكون لها دور متميز في التعامل مع اي عطل لهذا فاننا في صيانة كريازي و هذا لاننا نواصل تحقيق مواصفات الصيانة و التصليح اللازم لاي نوع من الاجهزة الكهربائية المنزلية و هذا لان توكيل كريازي
    يقدم مواصفات الجودة في الخدمة باستخدام اساليب التصليح الاكثر فعالية و المواكبة لعصر السرعة اتصل بنا عبر رقم صيانة كريازي
    المتوفر في خدمتك طوال الوقت

  8. العمل علي ان نكون في صيانة كاريير الاختيار الامثل لكل من يبحث عن الراحة و الانتعاش المتواصل بوجود التكييف الذي يعمل بدقة عالية بدون اي نوع من الاعطال و المشاكل التي تتكرر و هذا لاننا في توكيل كاريير نعمل علي تقديم الخدمة بامكانية و تقنية حديثة اكثر دقة و فعالية اتصل علي رقم صيانة كاريير لتحصل علي ما يحقق لك الرفاهية الدائمة

  9. تقديم مواصفات التصليح الفعالة من خلال صيانة كاريير التي تحرص علي مواصلة التميز الفائق في الخدمة بالاعتماد علي فريق من اكفأ العمالة الفنية المتخصصة حيث ان توكيل كاريير حريص علي ان يوفر لفريق العمل تدريب متواصل في اكبر ورش الصيانة فيقدموا لكم اساليب الصيانة المنزلية الدقيقة تواصل معنا عبر رقم صيانة كاريير المتح 24 ساعة في خدمتك

  10. نقدم اهم اعمال كشف تسربات المياه بجدة و التي تكون وجهتك في التخلص من اي امراض تنتشر بسبب تسرب مياه المواسير

  11. اكبر خدمة عزل اسطح متميزة و فعالة باحدث المواد اللازمة من اجل اتمام عزل خزانات بافضل صورة من التميز و الكفاءة

  12. العمل علي تقديم افضل و اكبر الخدمات الاكثر تميزا للانتقال من مكان الي اخر دون مواجهة اي نوع من المشاكل و هذا لان شركة نقل اثاث بالطائف حريصة علي تقديم الخدمة بالاستعانة بافضل الاليات و المعدات و التي من اهمها السيارات المصفحة فقط تواصل معنا عزيزي العميل لتجدوا الخدمة الافضل و بالسعر الذي يكون في متناول العملاء حيث السعي الي ان نكون الاختيار الاول لكل فرد

  13. نقدم في شركة مكافحة حشرات افضل امكانية لابادة اي نوع من الحشرات حيث نعتمد علي مكافحة حشرات بالتبخير و التي تساعد علي تعقيم و تطهير المكان لذا تواصل مع افضل شركة مكافحة حشرات بمصر التي تبحث عن الجودة و الدقة لراحتك

  14. نحقق في شركة امن وحراسة اكبر و اهم خدمة امنية و هذا من خلال تنفيذ افضل مجموعة متجددة من الخطط الامنية التي تتحقق في شركة حراسات خاصة بالاستعانة بافضل كادر من رجال الامن المدربين علي اعلي و افضل مستوي

  15. الحرص علي تقديم افضل رعاية لكبير السن من خلال دار مسنين بالمهندسين التي تبحث عن التميز و التكامل في رعاية المسنين و بالفعل يجد كل من يتعامل مع دار مسنين بالمعادي اسلوب فعال لراحة كبار السن حقق النجاح المطلوب في دار مسنين بالقاهرة التي تشمل اشكال الرعاية اللازمة

  16. نقدم لكم من خلال صيانة تكييفات باور احدث اساليب الصيانة و التصليح الدوري الفعال لاي نوع من التكييفات و هذا لان توكيل باور حريص علي ان يكون وجهتك و اختيارك الامثل في ان تصل الي الراحة و الرفاهية و الانتعاش الدائم هذا بالاضافة الي ان صيانة باور تضمن لكم الخدمة المتكاملة

  17. نقدم لكل من يتعامل مع مركز صيانة امريكول اكبر اعمال الصيانة الفعالة في التغلب علي اي نوع من الاعطال و المشاكل التي تكون سبب في توقف عمل اي جزء من اجزاء التكييف و هذا بفضل خبرة من يعمل في توكيل امريكول من العمالة المتخصصة في توفير ادق اعمال الصيانة من خلال تقنيات حديثة لذا تواصل معنا عبر رقم صيانة امريكول في اي وقت لتجد اكبر دعم ممكن في هذا المجال